coworkit-kundeudtalelse-Stenhus-Gymnasium

Den lille virksomheds DNA bliver til vores kunders fordel

Netværk og stærkt samarbejde mellem en række Coworkers gav gymnasierne de samme fordele som den store IT-virksomhed kan tilbyde. Hemmeligheden bag er den samarbejdsform, den fleksibilitet og de brede kompetencer, som det interne netværk i CoWorkIt tilbyder.

I Ringsted på Midtsjælland ligger én af de godt 40 selvstændige IT-virksomheder, der er en del af CoworkIt. Medejer, Casper Allerslev Jensen driver til dagligt virksomheden i4 iT sammen med partner, Lars Elgaard. En lille IT-virksomhed, som trods sin størrelse har landet store kunder gennem sit netværk i CoworkIt.

En af kunderne er sammenslutningen af gymnasier på hele Sjælland,hvor Casper sammen med tre andre Coworkers har udviklet og implementeret IT-opgaver omkring databeskyttelsessamarbejdet på baggrund af kravene i GDPR.

Baggrund

Som hovedansvarlig havde Stenhus Gymnasium på et tidligere tidspunkt indgået et lønsamarbejde med 16 andre gymnasier på Sjælland. Et samarbejde, der sikrede HR-afdelingerne på de forskellige gymnasier et samlet system, hvor løn og andre HR opgaver kunne administreres fra.

Men da EU i maj, 2018 kom med deres nye, store persondataforordning stod gymnasierne med en udfordring af de helt store. EU forordningen havde en stor indvirkning på, hvordan systemet skulle håndteres fremadrettet, hvilke data der måtte opbevares og ikke mindst hvordan. De stod derfor med en kæmpe IT-udfordring, som de vidste, de skulle bruge hjælp til.

I4 iT havde tidligere løst opgaver for Stenhus Gymnasium og blev inviteret til at byde ind på opgaven, men ikke uden bekymring fra Stenhus Gymnasiums side:

”De var helt konkret nervøse for, om jeg kunne drive opgaven alene i mit lille firma”. Siger Casper Allerslev Jensen og fortsætter:

”Men CoworkIt tæller små 40 selvstændige enheder, der på kryds og tværs arbejder sammen som én enhed. Dermed havde gymnasierne en garanti for at alle kompetencer til at løse opgaven var til stede – på samme måde, som hvis de lagde opgaven hos én stor IT-virksomhed. Derudover så gymnasierne en stor fordel i at have lokale IT-eksperter tæt på.”

Casper Allerslev Jensen

Derfor fik Casper naturligvis opgaven, og arbejdet med at samle et hold fra CoworkIt gik i gang.

Processen

Casper fik IT-virksomhederne, Infolink, Perspektiva IT og BitTech IT medpå opgaven. Alle blev udvalgt efter deres kompetencer, men også efter deres geografiske placering. Kundens behov for at have en IT-ekspert tæt på var en stor del af opgaven og dermed et vigtigt parameter for Casper. 

Samarbejdet

De fire Coworkers mødtes én gang om ugen for at sparre, vidensdele og rådgive hinanden omkring deres arbejde på de enkelte gymnasier. En stor udfordring var at samtlige arbejdsprocesser i forhold til GDPR skulle afdækkes for hver enkelt gymnasium.

Der var mange detaljer, der skulle på plads, og strenge lovkrav skulle overholdes. Samarbejdsformen betød, at der altid var flere øjne og perspektiver på opgaverne. Dermed kunne de fire levere løsninger, der var bredt, fagligt funderet. Det gav tryghed for alle parter.

Udfordringen, der blev til fordelen

Specielt den geografiske placering er en af de fordele som gymnasiesammenslutningen nyder godt af i dag. Det kan DPO, Merete Munch Scheelhardt fra Stenhus Gymnasium på alle måder bekræfte.

”Vi oplever, at hjælpen er tæt på og deres lokale placering gør en stor forskel for os i dagligdagen. Vi er ganske enkelt mere trygge ved, at de medarbejdere der sidder på de lokale gymnasier, hurtigt og nemt kan komme i kontakt med deres IT-leverandør og få hjælp.”

Merete Munch Scheelhardt

Hun fortsætter:

”En opgave som GDPR er ikke en nem sag. Det kræver ofte hjælp flere gange om dagen, når vi er i tvivl om noget. Derfor er det rart, at det ikke er en stor IT-virksomhed, vi skal igennem hos. Telefonen bliver taget hver gang og hver gang af den samme IT-leverandør, som kender os og har arbejdet sammen med os. Det er en kæmpe hjælp.”

Merete Munch Scheelhardt

Alle kompetencer er indenfor rækkevidde

Fordi CoworkIt er Danmarks største netværk indenfor IT-leverandører, er det muligt for både kunder og CoWorkers at være en del af et bredt kompetence netværk.

” Vi kan altid ringe til vores netværk og få råd og vejledning. Det er en stor hjælp i hverdagen og på den lange bane. Det gør, at vi altid er sikre på, at vi løser opgaven på et fuldstændig oplyst, fagligt og sagligt plan” siger Casper Allerslev Jensen

Casper Allerslev Jensen

Samtidig oplever alle parter, at netværket giver en fleksibilitet og agilitet, som kan være en mangelvare, når man samarbejder med én stor IT-virksomhed. Det giver store fordele for de implicerede Coworkers, men også kunderne:

”Vi er simpelthen i stand til at rykke hurtigere på kundens behov. Ofte indenfor et døgn. Oftere indenfor en time” siger Casper Allerslev Jensen.

Casper Allerslev Jensen

Fremtiden

I samarbejde har de fire Coworkers løst en lang række opgaver for gymnasierne.

Et nyt intranet er blevet opbygget, hvor de lokale gymnasier kan få vejledning til GDPR arbejdet, men også deler erfaringer. Derudover har rådgivning og implementering omkring samme forordning spillet en stor rolle.

”Sammen har vi rådgivet og udviklet procedurer for fx studievejledere, som står overfor en helt anden virkelighed med persondata, når de skal vejlede de unge. Samtidig er der en mængde data, som skal behandles under større krav. Dette har vi lavet procedurer for, så alle ved, hvad de skal gøre i arbejdet med data” afslutter Casper Allerslev Jensen.

Casper Allerslev Jensen

Lige nu arbejder hver især videre med opgaver for de lokale gymnasier, men er i tæt kontakt hele tiden for at sparre og rådgive sig med hinanden. 

Samarbejdet med Stenhus Gymnasium fortsætter også, og Casper er allerede i gang med at løse nye opgaver for dem. Og i fremtiden er han ikke i tvivl om, at netværket i CoworkIt sikrer, at han kan løse opgaver for store kunder.